Intressant

Hur man klassificerar papper för att enkelt hitta dem

Hur? ”Eller” Vad klassificera papper ? Vad man ska göra med papper att behålla ? Du hittar inte längre en papper för din kontor eller a räkningen vad behöver du? Du låter dig begravas avpappersarbete administrativ, post, de recept där den papperbank eller försäkring ? Allt praktiskt erbjuder dig därför en metod effektiv i 6 steg för att aldrig bli överväldigad igen och organisera lätt lagring av papper i ett arbetsbok, a förvaringsskåp, a förvaringsskåp eller till och med en hylla.Upptäck Hur? ”Eller” Vad arkiv hans papper en gång för alla.

hur man klassificerar papper för att hitta dem

6 steg för att klassificera fakturor, viktigt papper, post ...

1- Innan du städar: definiera platsen för en strategisk punkt

Denna strategiska plats är den plats där du måste öppna post varje dag.

Det kan vara ingången, vardagsrummet eller köket, det viktiga är att det syns.

Vid denna punkt placerar du antingen a skolåda antingen någon behållare och en papperskorg papper : alla sopor kan göra tricket.

I skokartongen, en korg i korg eller i någon annan behållare kommer du att kasta i bulk, utan att sortera, post att svara, den fakturor att betala, den papper Viktigs för att arkivera och i papperskorgen kommer du att kasta dem prospekt och onödiga kuvert.

Tips

Begränsa papper!

Föredra direktdebitering

Hantera dina konton online

Ta emot dina uttalanden via e-post

Neka dem prospekt distribueras i brevlådan, vilket tydligt anger det

2 - Innan du städar: definiera platsen för en andra strategisk punkt

Denna plats kan vara en eller flera hyllor, bibliotekshyllor, insidan av ett möbel: byrå, skåp, låda under sängen, modul under ett bord), du kommer att lagra filer där som innehåller räkningar och papper.

3 - Innan lagring: installera lagringsmaterialet

På den plats där du ska öppna posten och där du har placerat ett skåp eller en skokartong, lägg ett hålslag och en fryspåse som kan stängas med dragkedja.

I den här väskan släpper du en checkhäfte, frimärken, gem, kuvert, en RIB, en penna och post-it-lappar.

Det vill säga allt material som behövs för att kunna betala dina fakturor och svara på din post.

4 - Förvaring av papper: metoden att använda

Så snart en faktura, uttalande eller brev anländer, öppna den och läs den, och om möjligt, kassera kuvertet genom att kasta det i papperskorgen.

Om det är ett obetydligt affärsbrev: kasta det omedelbart.

Om det är ett brådskande brev, svara på det omedelbart (ingen ursäkt eftersom du har allt nödvändigt material i skåpet eller lådan.

Det brådskande skriftliga brevet eller den betalda fakturan, deponera den med anteckningar i skoboxen eller skåpet, i högen mitt på alla andra papper i behållaren som du har förberett: skobox, skåp.

Om den räkningen är inte brådskande, om du inte har tid att svara på det, skicka det till de andra papper i skåpet eller skoboxen. Varje vecka, samtidigt, överför du den till Dossier lämpligt.

Eftersom och detta är den enda lösningen som aldrig kommer att bli överväldigad igen, en gång i veckan, på en viss dag och vid en viss tidpunkt, är det nödvändigt att förvandla dig till en rutin!

Från och med idag, varje vecka, samtidigt (till exempel söndagskväll), tar du lådan eller containern för att undersöka innehållet, svara på bokstäverna, betala räkningarna och sedan överföra varje papper i en mapp tillhandahålls för detta ändamål i ditt bindemedel.

Om du inte får några räkningar eller brev kan du lämna dem lösa i skåpet och, varje vecka, den angivna dagen, betala eller svara på e-posten ...

Om du får en hel del fakturor, förbered dig i behållarens 3 mappar, med en etikett som nämner:

- betalas den här veckan.

- betalas inom 15 dagar

- betalas före månadens slut

Om du får en post ministern, var inte snål på tröjorna, du kommer att identifiera dem med actionverb (läs, klassificera, svara, betala, ordna ...)

Detta sortering, kommer naturligtvis bara att gälla i en vecka.

De bästa vännerna med pappersförvaring

- Perforerade plastark

- Skjortor och undertröjor i alla färger

- Interleaves

- Ett fakturabindemedel (per år)

- Etiketter

- Ett hålslag

- Gem

Varje år öppnar ett annat bindemedel som anger året på kanten.

I det här bindemedlet kommer du att lägga:

De fakturor, kvitton, hotellanteckningar, betalade och antecknade kvitton (betalningsdatum, checknummer och banknamn) i lämpliga mappar, i plast. Använd en post-it-anteckning om du behöver fylla i dina anteckningar.

Korrespondens som hänvisar till dessa fakturor eller kvitton.

Om post- eller uttalandedatumet är svårt att läsa, skriv om det mer läsbart antingen direkt eller använd Posta det.

Men gör det inte städa upp aldrig i arkivskåpet fakturor obetald!

Välj en skjortafärg för varje område för att hitta dig

Exempel:

Rött för banken

Blå för försäkring

Gul för fordon

Grön för hi-fi-utrustning

Rosa för barn

Men du kan skapa egna skjortor och undertröjor om du har omslagspapper eller målat i coola mönster!

Det är fortfarande ett mycket personligt val. Det viktiga är att identifiera det ordentligt för att snabbt hitta de papper du har lagrat och som du behöver.

Det viktiga i förvaring av papper och att så snart du använder en mapp, att märka den utan att glömma att ange skapelsedatum på etiketten

Tveka inte att använda flera undermappar i samma fil. Datum dem.

Och använd avdelare! Tack vare detta system hittar du enkelt rätt dokument den dagen du behöver det.

Klassificera bankpapper

När det gäller lagring av bankpapper, om du är kunder hos olika banker, om du får många sedlar från dem och om checkstubbarna ackumuleras, räcker inte ett arkivskåp.

För in dem i fickor med blixtlås, märkta per månad och per bank. Du placerar allt i bulk i en låda som också är märkt.

Du kommer att göra detta genom att använda en låda för dina "stora filer", såsom försäljningshandling för huset, bankfilerna (t.ex. för livförsäkring, kontrakt och villkor gör inte några ark, men det är en helhet fil ... omöjligt att slå och glida in i ett arkivskåp.

Men för att undvika att ha för många lådor, eftersom det inte är dokument som du ofta tar ut, förvara dem i samma låda (ha naturligtvis noga med att gruppera dem i en tätt stängd och märkt mapp.

Förvara dessa lådor på vinden eller i en icke-fuktig, dammfri källare. Eller till och med under en säng!

5 - Och förvaring av andra papper? Papper identitet eller förordningar

Uppenbarligen ingen fråga om att klassificera fakturor betalat, familjens bok och läkarens order tillsammans!

Till var och en sin egen fil!

LFörvaring av viktiga papper, försäkringar, skatter, barn (en per fil), hälsa, yrkesliv, bil, hem, etc. ... Öppna en annan arbetsbok eller använd den du just har öppnat.

Bortsett, åtskilda av en avdelare, kommer du att gruppera alla viktiga papper i deras perforerade plasthylsa eller inuti mappar i titelfiler, grupperade efter sektor.

Du kommer att göra detta för olika tv-, internet-, telefon-, underhållskontrakt (uppvärmning, panna ...), för annat papper och för fotokopior.

Kopiera dina papper

Gör kopior av alla viktiga dokument: identitetskort, pass, vitalkortcertifikat, familjebok och alla papper som ska följa med oss ​​under hela ditt liv. Och förvara dem naturligtvis inte där originalen är, utan på kontoret eller i ett värdeskåp.

Skanna dina papper

Identitetskort, pass, körkort, din flygbiljett, telefonnummer vid förlust av kreditkort och kortets nummer. Skapa en mapp med all information på datorn i din brevlåda i avsnittet "Utkast".

Lagring av användarmanualer

Lägga undan bruksanvisningen för hushållsapparaten i bulk i en kartong, inte långt från köket eller tvättstugan där den finns.

Lägga undan de manuell av leksaker barn i ett arkivskåp, i sitt rum, inom räckhåll

Förvaring av kataloger och broschyrer

Lägga undan kataloger och prospekt, i en låda eller behållare på soffbordet, nära fåtöljen där du tittar på TV. Du kommer att utnyttja detta ögonblick för att bläddra igenom dem, klippa ut det som intresserar dig och kasta, i en korg vid dina fötter, allt som inte intresserar dig.

6 - Alla tidningar är nu väl klassificerade och ordnade

Förvara ditt nya arkivskåp ordentligt i ordning på hyllan eller i skåpet fram till nästa vecka!

Anteckna sedan i din dagbok datum då du varje år ska kasta bort de nu värdelösa tidningarna som du ändå har tagit hand om att arkivera i dina olika pärmar!

Copyright sv.caroleparrish.com 2022